Conservazione bollette: 5 consigli per evitare brutte sorprese

Le bollette delle nostre offerte energia o gas – ma anche del telefono, di Internet, della tv streaming e così via – non servono soltanto a dirci quanto dobbiamo pagare per un abbonamento o un’utenza, ma sono un documento che contiene diverse informazioni di grande importanza sui nostri consumi, che possono tornare molto utili anche in futuro: per questo la conservazione bollette è una priorità, anche se i tempi e i modi con cui ciò viene fatto possono differire.

Può capitare, infatti, che per un errore una delle società nostre fornitrici ci chieda di pagare nuovamente una bolletta già pagata, e avere archiviate sia la bolletta in questione che – soprattutto – la ricevuta di pagamento è indispensabile per dimostrare che la transazione è avvenuta in passato e quindi non dobbiamo somme ulteriori.

Per legge, infatti, spetta sempre al debitore dimostrare l’avvenuto adempimento e quindi rispondere coi documenti a un’eventuale contestazione di morosità.

Per fortuna, la conservazione bollette non deve essere a tempo indeterminato, e non è quindi necessario far sì che la nostra casa si trasformi in un archivio per scartoffie di ogni genere, con le relative difficoltà per reperire proprio il documento che ci serve. Ecco qui di seguito alcuni consigli per non avere mai brutte sorprese quando si parla di conservazione bollette. 

1. Sapere per quanto è necessario conservare le bollette 

Come detto, non è necessario conservare le bollette in eterno: per fortuna la prescrizione entra in gioco dopo un certo numero di anni, e superato quel termine nessun fornitore ha più il diritto di pretendere un pagamento, con richieste fondate o meno.

A partire dal 2 marzo 2018, per quanto riguarda le bollette della luce il termine di prescrizione è passato a da 5 a 2 anni, quindi quelle pagate fino al 1° marzo 2018 vanno conservate per cinque anni (e quindi, al massimo, fino a marzo 2023), mentre quelle pagate dal 2 marzo 2018 vanno conservate per due anni soltanto: questo vuol dire, ad esempio, che per tutti i pagamenti effettuati negli ultimi mesi del 2018 la prescrizione è già avvenuta.

Attenzione perché questo non è sempre valido, perché si parla di anni in cui non si deve ricevere alcuna richiesta di pagamento da parte del fornitore. Se infatti nell’arco di questo termine si riceve una raccomandata in cui viene chiesto il versamento degli arretrati, il termine di prescrizione si interrompe e ricomincia da zero.

Le bollette della luce hanno però anche un’altra funzione: dimostrare il pagamento del canone RAI, ormai da tempo ad esse accorpato. In questo caso, il termine di prescrizione è di 10 anni: ecco perché – solo relativamente alla necessità di dimostrare di aver pagato il canone tv – è meglio conservare le bollette della luce per questo lasso di tempo.

Per quanto riguarda invece le bollette del gas, anche in questo caso la prescrizione è passata da cinque a due anni, ma a partire dal 2 gennaio del 2019; per il resto, la disciplina è identica a quella delle bollette della luce, anche per quanto riguarda le eventuali richieste di pagamento degli arretrati. 

Infine, per ciò che concerne le bollette del telefono (sia mobile che fisso, compresa Internet) la conservazione bollette dev’essere di cinque anni, ovvero il termine di prescrizione ancora valido per questo genere di documenti. 

2. Non dimenticare le altre tipologie di documenti da conservare 

Non ci sono soltanto le bollette di luce, gas e telefonia da conservare. Sono infatti diversi i documenti attestanti un pagamento o una concessione che è meglio avere sempre a disposizione in caso di contestazione:

• dichiarazione dei redditi: da conservare per 5 anni
• scontrini: almeno 26 mesi (o di più, in base alla garanzia valida sul bene acquistato)
• multe: 5 anni per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri, 2 anni dall’iscrizione al ruolo della multa per quelle rilevate dal Comune (di solito tramite i vigili urbani)
• spese condominiali: 5 anni
• affitto: 5 anni
• mutuo: 5 anni.
• bonus per ristrutturazioni edilizie: 5 anni
• bollo auto: 3 anni
• ricevute di pagamento: 3 anni
• imposte sugli immobili: 5 anni
• parcelle dei professionisti: 3 anni 

3. Digitalizzare le proprie bollette e conservarle sul cloud 

Viviamo ormai in una civiltà quasi del tutto digitale, e spesso noi stessi abbiamo scelto di ricevere bollette e fatture soltanto in formato digitale, sia per una questione di rispetto dell’ambiente perché, come sovente capita, ci è stato proposto uno sconto da parte del fornitore per non mandarci più costose bollette di carta. In questi casi conservare i documenti è semplice: basta scaricare il file (quasi sempre un PDF) in un’apposita cartella.

È buona regola, però, digitalizzare anche le bollette cartacee: basta utilizzare il proprio smartphone (magari con un’apposita applicazione in grado di acquisire documenti in modo rapido e con regolazioni automatiche adatte ai file di testo, con conversione integrata in PDF) e salvare la foto o il documento nella stessa cartella, possibilmente con una suddivisione gerarchica (con cartelle per la tipologia di utenza, l’anno, il mese e così via).

La cartella con le bollette, poi, va sistemata in un luogo sicuro, oltre che sull’hard disk del proprio computer (che può sempre guastarsi, essere sostituito e così via): è necessario avere almeno un backup sempre aggiornato, anche solo su un hard disk esterno, o meglio ancora sul cloud, con servizi come Google Drive, iCloud o Dropbox: in questo modo, le bollette saranno sempre accessibili da qualsiasi dispositivo e non potranno essere perdute. 

4. Sapere cosa fare in caso di contestazione di morosità 

Si è visto che per errori o a causa di una comunicazione non efficiente i fornitori di un servizio possano richiedere nuovamente il pagamento di una bolletta che è stata già pagata (e che per fortuna si è conservata insieme alla relativa ricevuta di pagamento).

In caso di sollecito, la raccomandata ricevuta dall’utente conterrà anche l’indicazione del termine ultimo di pagamento e le modalità per comunicare l’avvenuto pagamento: utilizzando questi stessi canali (come una casella email o un numero di fax) si potrà inviare il documento in nostro possesso e quindi far decadere la pretesta da parte dell’azienda fornitrice. 

Attenzione perché la cosa più sbagliata che si può fare è credere sempre che si tratti soltanto di un’asimmetria tra l’invio del pagamento e la ricezione della bolletta (ad esempio, è piuttosto comune che, se si riceve la bolletta sia in formato digitale che cartaceo, la prima arrivi subito, venga saldata ma sia stato già predisposto l’invio della lettera fisica, che quindi ci arriverà “ignara” che il pagamento sia già avvenuto).

Se questo è plausibile quando il sollecito e il pagamento sono a pochi giorni di distanza, non lo è quando il lasso di tempo è maggiore: per questo è indispensabile contattare il servizio clienti della società per denunciare il fraintendimento, in modo da non rischiare di essere messi in mora e che addirittura il proprio contatore venga chiuso. 

5. Richiedere, quando possibile, l’invio delle bollette digitali 

Soprattutto se non si è particolarmente ordinati, anche gli archivi cartacei nati con le migliori intenzioni spesso si rivelano un labirinto di carte dal quale è impossibile uscire, e capita a tutti di constatare, in caso di sollecito, che ci manca proprio “quella” ricevuta di pagamento, mentre abbiamo tutte le altre non richieste.

Per questo motivo è una buona idea richiedere sempre l’invio della bolletta anche o esclusivamente in digitale: soprattutto se usiamo servizi come Gmail, questi fungono già in automatico da archivio sul cloud, per cui ci basterà inserire la giusta stringa di ricerca per trovare il documento che ci interessa (attenzione però a non superare la quota massima di dati messa a disposizione da Google o servizi analoghi).